As sessões de grupo servem para aulas e atividades com vários participantes ao mesmo tempo — pilates, yoga, hidroginástica, grupos terapêuticos, workshops. Em vez de uma marcação por pessoa, cria uma sessão na agenda e inscreve nela os alunos, até ao limite de lugares.
São três passos:
- Criar o tipo de sessão — nome, duração, número de lugares e preço. Faz-se uma vez.
- Marcar a sessão na agenda — dia, hora, profissional e sala.
- Inscrever os alunos nessa sessão.
Passo 1 — Criar o tipo de sessão de grupo
- Vá a Configurações e clique em Sessões de grupo.
- Clique em Novo.
- Preencha o Nome (por exemplo, "Aula de Pilates") e, se quiser, a Descrição.
- Escolha a Duração da sessão.
- Em Lugares, indique quantas pessoas se podem inscrever em cada sessão.
- Opcionalmente, defina o Preço, a Taxa de IVA e um Código (interno ou para seguros).
- Escolha se a sessão aparece na sua página de marcações online (Mostrar na página de marcação e Mostrar preço na página de marcação) e se tem videochamada (Permitir videochamada).
- Clique em Gravar.
O tipo de sessão fica na lista, com a duração, os lugares e o preço. Os dias, o profissional e a sala não se definem aqui — escolhem-se na agenda.
Passo 2 — Marcar a sessão na agenda
- Vá à Agenda.
- Clique em Adicionar e escolha Sessão de Grupo.
- Escolha o tipo de sessão (por exemplo, "Aula de Pilates").
- Confirme a Duração da sessão e a Lotação. A lotação vem dos lugares que definiu no passo 1, mas pode ajustá-la só para esta sessão.
- Se quiser, escolha a Sala/Equipamento.
- Escolha o Profissional, a Data e a Hora.
- Se a aula se repete (por exemplo, todas as semanas), marque Marcação recorrente.
- Deixe ligado o Lembrete antes da sessão para os alunos inscritos receberem o lembrete automático.
- Clique em Gravar.
A sessão aparece na agenda com o número de inscritos e de lugares (por exemplo, "0 / 10 lugares").
Passo 3 — Inscrever os alunos
- Na Agenda, clique na sessão de grupo. Vê a hora, o profissional, a lotação e a lista Inscritos nesta sessão.
- Clique em Inscrever.
- Procure o paciente por nome, NIF ou telefone. Se ainda não existir, clique em Novo Paciente para o criar.
- Se a sessão for recorrente, escolha se o inscreve em Só esta sessão ou em Esta e as próximas.
- Repita para cada aluno.
O contador de lugares na agenda vai atualizando à medida que inscreve alunos.
Alterar, remover alunos ou cancelar
- Tirar um aluno da sessão: abra a sessão, escolha o aluno na lista de inscritos e clique em Remover da sessão.
- Mudar a hora, a sala ou o profissional: abra a sessão e clique em Editar. Ao gravar, pode enviar logo a notificação das alterações aos alunos inscritos.
- Apagar a sessão: abra a sessão e clique no ícone do caixote do lixo.
Outras coisas úteis
- Ver só as aulas na agenda: em Filtros, escolha Sessões de grupo.
- Faturar: ao criar uma venda, as sessões de grupo aparecem como item que pode adicionar à fatura.
- Packs de aulas: pode criar um Pack de sessões de grupo (por exemplo, 10 aulas) em Configurações → Packs de Serviços.
- Comissões: em Configurações → Equipa, no separador de comissões, pode definir comissões por sessão de grupo.
Se não resultou
- Não aparece Sessão de Grupo no Adicionar da agenda, ou a lista está vazia: crie primeiro o tipo de sessão em Configurações → Sessões de grupo.
- A sessão não aparece na página de marcações online: confirme que ligou Mostrar na página de marcação no tipo de sessão.
- Se continuar sem funcionar, contacte o suporte indicando o nome da sessão e a data.
Ver também: Como enviar lembretes e notificações por WhatsApp · Que mensagens automáticas o DOC envia aos pacientes?
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